Les avantages de la dematerialisation des factures

Pour les cabinets d’expertise comptable et d’autres secteurs, la dématérialisation de facture est une solution simple pour diminuer les coûts et améliorer l’efficacité des entreprises. Quels sont les intérêts de cet élément clé de la transformation digitale ? Comment pouvez-vous bien profiter de ces avantages ? Nous l’expliquons ci-dessous !

Les e-factures offrent les mêmes avals que les factures « traditionnelles ».

Elles constituent la base idéale pour la facturation électronique ou e-invoicing et ont la même valeur que les factures papier traditionnelles. Il n’y a de ce fait aucun motif de ne pas les essayer. Il convient toutefois de noter que pour que ces documents soient effectivement dématérialisés, trois conditions doivent être remplies :

  • L’authenticité de la personne qui émet la facture devrait être garantie.
  • Le contenu doit être certifié (c’est-à-dire non modifié).
  • La facture doit être lisible depuis sa réception jusqu’à la fin du temps de conservation.

Bien que ce cadre juridique puisse sembler restrictif, il est utile. En effet, les clients des cabinets d’expertise comptable devraient se sentir plus à l’aise avec la facturation électronique. Ils seront inspirés pour choisir de faire eux-mêmes cette transition.

 

Réduction des coûts grâce à la suppression de l’enregistrement des factures.

C’est peut-être la principale raison de l’introduction de la facturation électronique. Les entreprises d’une centaine de salariés dépensent entre 10 000 et 25 000 euros par an rien que pour le papier et les consommables internes. 300 millions d’euros sont dépensés en matériel imprimé gaspillé !

Les factures étant de moins en moins tangibles, elles représentent une source importante d’économies. Et ils ne provoquent pas de frustration et ne réduisent pas l’efficacité opérationnelle.

Réduction des délais de traitement grâce à la dématérialisation des factures.

Il ne fait aucun doute que la facturation électronique est un allié de l’efficacité opérationnelle. Il permet de réduire considérablement les coûts et les délais de traitement. Les factures papier prennent en moyenne 14 jours et coûtent environ 15 euros (le temps passé par un employé).

Avec les factures numériques, le temps et les coûts sont réduits au minimum, les erreurs de saisie sont évitées, les documents sont envoyés et reçus instantanément et les paiements sont effectués rapidement. Cela permet aux employés de se concentrer sur les tâches qui apportent une plus grande valeur ajoutée !

La e-facture augmente la traçabilité des transactions.

Les cabinets d’expertise comptable peuvent améliorer la traçabilité des transactions en dématérialisant les factures. Dans le cadre d’une politique de GED (gestion électronique des documents), les informations relatives aux factures sont automatiquement reconnues et intégrées dans les systèmes informatiques grâce aux fonctions OCR (reconnaissance optique des caractères) et ADR (lecture automatique des documents).

Le résultat ? Les factures qui ont largement dépassé la période de conservation légale peuvent être récupérées rapidement en quelques clics.

La facturation électronique augmente la satisfaction des clients.

Comme tous les autres éléments de la transformation numérique, la dématérialisation des factures contribue à accroître la satisfaction des clients. Ils peuvent essentiellement trouver n’importe quel document sur une plateforme commune, en discuter avec leur comptable, l’exporter, etc. Ce processus élimine la frustration de la facturation, même si elle n’est pas liée au montant indiqué !