Le KBIS (K-bis) est un document officiel attestant l’existence juridique d’une entreprise et son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est souvent assimilé à la carte d’identité de l’entreprise, car il en retrace l’ensemble des caractéristiques essentielles. Dans cet article, nous vous expliquons en détail quelles sont les informations obligatoires qui figurent sur un extrait Kbis.
L’identité de l’entreprise
La première catégorie d’informations obligatoires concerne l’identité de l’entreprise. Elle comprend :
- La dénomination sociale, c’est-à-dire le nom sous lequel l’entreprise est enregistrée et exerce ses activités;
- L’enseigne, si elle diffère du nom de l’entreprise;
- Le sigle, s’il existe;
- Le numéro SIREN: il s’agit d’un identifiant unique attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation au RCS;
- Le numéro SIRET: ce numéro identifie chaque établissement ou siège social d’une entreprise et se compose du numéro SIREN suivi d’un code NIC (Numéro Interne de Classement).
L’adresse du siège social
L’adresse du siège social est également une information obligatoire qui doit figurer sur un extrait Kbis. Elle permet d’identifier le lieu où se trouve la direction effective de l’entreprise et constitue le point de rattachement de l’ensemble des établissements secondaires. En cas de transfert du siège social, une nouvelle immatriculation au RCS sera nécessaire pour mettre à jour cette information.
La forme juridique et le capital social
Le KBIS indique également la forme juridique de l’entreprise, qu’elle soit une société anonyme (SA), une société à responsabilité limitée (SARL), une société par actions simplifiée (SAS) ou encore une entreprise individuelle (EI) ou une auto-entreprise (micro-entrepreneur). Cette information est essentielle, car elle détermine les règles applicables en matière de gouvernance, de répartition des bénéfices et de responsabilité des associés.
Le montant du capital social, s’il existe, est également mentionné sur l’extrait Kbis. Il s’agit du montant minimal des apports en numéraire et/ou en nature réalisés par les associés lors de la constitution ou de l’augmentation du capital de la société. Le capital social peut être fixe ou variable et représente la garantie offerte aux créanciers en cas d’insolvabilité.
Les informations relatives aux dirigeants, représentants légaux et commissaires aux comptes
L’extrait Kbis doit indiquer les noms, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité et adresse personnelle des dirigeants et représentants légaux de l’entreprise. Il s’agit généralement du président, du directeur général, des administrateurs ou des gérants, selon la forme juridique de la société. Ces informations permettent d’identifier les personnes ayant le pouvoir d’engager l’entreprise.
Le KBIS doit également mentionner les coordonnées du ou des commissaires aux comptes, si la société en a désigné un ou plusieurs. Le commissaire aux comptes est chargé de vérifier et de certifier la régularité et la sincérité des comptes annuels de l’entreprise.
L’activité principale exercée et la date de création
L’activité principale exercée (APE) par l’entreprise doit être indiquée sur le KBIS. Elle est codifiée selon la nomenclature NAF (Nomenclature d’Activités Française) établie par l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE). Cette information est importante pour déterminer les obligations légales et fiscales auxquelles l’entreprise est soumise.
Enfin, le KBIS doit mentionner la date de création de l’entreprise, qui correspond à sa date d’immatriculation au RCS. Cette information permet notamment de connaître l’ancienneté de l’entreprise et peut être utile dans certaines situations (obtention d’un crédit, participation à un appel d’offres public, etc.).
Pourquoi le KBIS est-il important pour les entreprises et leurs partenaires ?
Le KBIS revêt une importance particulière pour les entreprises et leurs partenaires, car il atteste de leur existence juridique et de leur régularité vis-à-vis des obligations d’immatriculation au RCS. Il est souvent exigé lors de la conclusion de contrats commerciaux, bancaires ou administratifs.
De plus, le KBIS permet aux partenaires (clients, fournisseurs, banques) de vérifier les informations essentielles concernant l’entreprise, telles que son identité, son adresse, sa forme juridique, son capital social ou encore la composition de ses organes de direction et de représentation. Enfin, il constitue un gage de transparence et de crédibilité pour l’entreprise vis-à-vis de ses interlocuteurs.
Le KBIS est donc un document clé pour les entreprises et leurs partenaires. Il est essentiel de connaître les informations obligatoires qui y figurent et d’en comprendre la portée afin d’établir des relations commerciales saines et transparentes.